सीईओ, वरिष्ठ अधिकारियों और कर्मचारियों के साथ मेरे काम में नंबर एक शिकायत बैठक होती है- खास तौर से वे समय की बर्बादी कैसे करते हैं और भले ही मंदी के कारण कर्मचारियों के स्तर में कमी आई है, बैठक समय की मांग में कोई बदलाव नहीं आया है। जैसा कि प्रसिद्ध अर्थशास्त्री जॉन केनेथ गैल्ब्रिथ ने एक बार कहा था, "जब आप कुछ भी नहीं करना चाहते हैं तो बैठकें अनिवार्य होती हैं।"
इंडस्ट्री वीक में रिपोर्ट किए गए एक सर्वेक्षण में 2000 प्रबंधकों ने दावा किया कि बैठकों में बिताए गए कम से कम 30% समय समय की बर्बादी थी। अधिकारियों के एक 3 एम मीटिंग नेटवर्क सर्वेक्षण के अनुसार, बैठकों में खर्च करने वाले 25-50% समय व्यर्थ है। और कार्यालय टीम के एक सर्वेक्षण के मुताबिक, रॉबर्ट आफ़ इंटरनेशनल के एक डिवीजन के मुताबिक, वरिष्ठ अधिकारियों के 45% सर्वेक्षण में कहा गया है कि अगर उनकी फर्म कम से कम एक हफ्ते के लिए बैठकों पर प्रतिबंध लगाते हैं तो उनके कर्मचारियों को अधिक उत्पादक होगा।
माइक फिलीउडो, स्मार्टब्रिफ़ ऑन लीडरशिप में लिखते हुए, इस प्रश्न से एक सर्वेक्षण आयोजित किया: "आवर्ती बैठकों में आप कितना समय व्यतीत करते हैं?" परिणामों से वह बहुत हैरान थे। उत्तरदाताओं का 30% आवर्ती बैठकों में अपने समय के 30-75% के बीच खर्च कर रहे हैं। उनका दावा है कि इस समय के अधिकांश पैसे की बर्बादी है Figliudo बैठक में लोगों के लिए प्रत्येक के लिए कुल वार्षिक मुआवजा लेने के लिए लागत की गणना, प्रति वर्ष 250 दिन विभाजित और 8 घंटे एक दिन से विभाजित। वरिष्ठ प्रबंधकों की एक विशिष्ट कंपनी का एक उदाहरण का प्रयोग करते हुए, मासिक 2 घंटे की एक कर्मचारी बैठक में कंपनी को प्रति वर्ष 180 डॉलर प्रति वर्ष की लागतें थी। फिलीगुडो पूछता है, क्या निवेश की कीमत उत्पादकता है?
और मस्तिष्क अनुसंधान हमें बैठकों के लिए एक और कारण प्रदान नहीं कर सकता है। यूनिवर्सिटी ऑफ मिनेसोटा मनोवैज्ञानिक कैथलीन विह और उसके सहयोगियों के साथ-साथ अन्य तंत्रिका विज्ञानियों द्वारा भी पता चलता है कि हमारे पास सीमित मात्रा में संज्ञानात्मक हैं या वे "कार्यकारी" संसाधन कहते हैं। वे कम हो जाते हैं, हम गलत निर्णय लेते हैं या विकल्प करते हैं प्रतिभागियों की सीमित संज्ञानात्मक संसाधनों की कमी के कारण कम या कोई भी ध्यान नहीं दिया गया है, खासकर यदि बैठकें लंबे हैं तो व्यावसायिक बैठकों के लिए लोगों को प्रतिबद्ध, ध्यान देने और निर्णय लेने की आवश्यकता होती है। इसलिए यदि यह सच है, तो तीन या चार घंटे की परियोजना बैठकों में उल्टा हो सकता है।
अगर बैठकें पूरी तरह जरूरी हैं, तो उनके लिए जिम्मेदार अगुवाओं को दोनों बैठकों को कुशलता से प्रबंधित करना और कुशल समूह प्रक्रियाओं की आवश्यकता होती है, मेरे अनुभव में, अधिकांश अधिकारियों को प्रशिक्षित नहीं किया जाता है। बैठकों के लिए यहां कुछ उपयोगी टिप्स दिए गए हैं:
1. जब तक आपके पास बैठक नहीं होती तब तक न रखें। पुनरावर्ती बैठकों से बचें
2. बैठक के परिणाम और उद्देश्य के बारे में स्पष्ट रहें।
3. किसी व्यक्ति की बैठक में भाग लेना जो समूह प्रक्रिया में कुशल है
4. अग्रिम रूप से अपेक्षित परिणामों सहित एक विशिष्ट एजेंडे वितरित करें
5. सूचनाओं को वितरित करने के लिए बैठकों का उपयोग न करें या अपडेट या निम्न स्तरीय गृह व्यवस्था प्रदान करें- ईमेल द्वारा ऐसा करें
6. दोपहर के भोजन से पहले ही बैठकें आयोजित करें ताकि लोग सीमित समय का महत्व दें
7. जहाँ भी हो सके कुर्सियों या तालिकाओं के बिना स्टैंड-अप मीटिंग का उपयोग करें
8. बैठकों को लंबाई में एक घंटे तक सीमित करें
9. हमेशा की घोषणा की गई बार में बैठकें शुरू करें और समाप्त करें
अधिकांश भाग के लिए, अनुसंधान से पता चलता है कि बैठकों वास्तव में उल्टा हो सकती हैं, और लोगों को उन्हें पसंद नहीं है यदि आपको उन्हें पकड़ना है, तो उन्हें नियंत्रित करें।
