क्या एक ओपन ऑफिस प्लान क्रिएटिव एनवायरनमेंट के लिए बनाता है?

काम पर गोपनीयता के मूल्य के लिए नया समर्थन।

एक “खुली योजना” मछलीघर

स्रोत: विकिमीडिया कॉमन्स के माध्यम से मिगुएल हर्मोसो क्यूएस्टा

गोपनीयता की कमी हमारी रचनात्मक सोच को कैसे प्रभावित कर सकती है? हमारी सामान्य सामान्य समझ कई कारणों का सुझाव दे सकती है कि दूसरों को देखने के लिए लगातार “देखने पर” क्यों, एक ओपन-प्लान ऑफिस में, यह संज्ञानात्मक लागत ला सकता है। किसी के अपने काम पर ध्यान केंद्रित करने के लिए काफी मानसिक प्रयास की आवश्यकता हो सकती है, और आसपास के ध्वनियों, आंदोलनों, घटनाओं, आने और दूसरों के जाने से विचलित नहीं हो सकती है।

लेकिन क्या हम उन सभी अलग-अलग तरीकों से पूरी तरह से अवगत हैं जिनकी गोपनीयता की कमी हमारी सोच को प्रभावित कर सकती है? और, लोगों को अपनी स्वयं की रिपोर्ट के लिए बस पूछने के अलावा, गोपनीयता की कमी कैसे हमारी सोच और निर्माण को प्रभावित करती है, इस बारे में हमें स्पष्ट और साक्ष्य-आधारित समझ कैसे मिल सकती है?

आइए रचनात्मकता-गोपनीयता कनेक्शन पर – दो अत्यधिक रचनात्मक प्रयोगात्मक दृष्टिकोणों और उनके द्वारा प्रदान की जाने वाली अनूठी अंतर्दृष्टि देखें।

अधिक गोपनीयता जोड़ना: पर्दा अध्ययन

दक्षिणी चीन में एक बहुत बड़ा कारखाना जिसने मोबाइल फोन और अन्य डिजिटल उपकरणों का उत्पादन किया, वहां बड़ी खुली मंजिल योजना थी जहां उत्पादन लाइनों और पर्यवेक्षकों के श्रमिक लगातार और आसानी से देखे गए थे।

उत्पादन की गति और गुणवत्ता के साथ क्या होगा यदि कुछ पंक्तियों को समूह गोपनीयता पर्दे से घिरा हुआ था – कुछ बड़े अस्पताल-शैली गोपनीयता पर्दे की तरह कुछ? और क्या होगा यदि एक “अंडरवर्कर पर्यवेक्षक” पर्दे से घिरे लाइनों के अंदर हो सकता है, अपने आवश्यक काम कर रहा है लेकिन पर्दे के पीछे क्या चल रहा है, इस पर ध्यान दे रहा है?

शोधकर्ताओं ने यादृच्छिक रूप से फैक्ट्री में 32 उत्पादन लाइनों में से 4 को गोपनीयता पर्दे से घिरा हुआ चुना है। पर्दा न केवल एक दिन या कुछ दिनों के लिए, बल्कि कई महीनों के लिए जगह पर बना रहा।

तो क्या हुआ?

गोपनीयता पर्दे से घिरे लाइनों पर टीमों ने उच्च उत्पादकता (प्रति घंटे अधिक इकाइयां) दिखायीं और उनके काम की गुणवत्ता में वृद्धि हुई। उन्होंने अपने काम को पूरा करने के तरीके में और अधिक सुधार दिखाए।

पर्दे द्वारा प्रदान की गई अपेक्षाकृत बढ़ी टीम की गोपनीयता ने अस्थायी छोटे मुद्दों को स्थानीय रूप से हल करने की अनुमति दी। उच्च प्रबंधन से सहायता पर कॉल करने या दूसरों से नई प्रयोगात्मक समस्या सुलझाने के तरीकों को छिपाने के बजाय, लाइन पर अन्य श्रमिकों के साथ समाधान साझा किए जा सकते हैं।

पर्दे से घिरे लाइनों पर अंडरवर्कर शोधकर्ताओं के अवलोकन से पता चला कि श्रमिकों ने कई कार्यों को सीखने के लिए सक्रिय रूप से भूमिकाएं बदल दी हैं, खासतौर पर तुरंत अपने आस-पास के स्टेशनों पर। इसने टीम, द्रव अनुकूलन, प्रयोग और सीखने में क्रॉस-सपोर्ट के बड़े रूपों को बढ़ावा दिया।

गोपनीयता पर्दे ने कर्मचारियों को नए विचारों पर सहयोग करने और चर्चा करने के लिए स्वतंत्रता की अनुमति दी और बाहरी सुधारों के साथ साझा करने से पहले सफल प्रोटोटाइप पर पहुंचने, प्रक्रियाओं में सुधार करने और प्रक्रिया में सुधार करने की कोशिश की। इसने “जांच-कम” सहायक बनाने और खोजने के माहौल का गठन किया जहां श्रमिक और लाइन प्रबंधक दोनों स्वायत्तता की बढ़ती डिग्री के साथ अनुकूली प्रयोग कर सकते थे।

शायद counterintuitively, अधिक गोपनीयता के कारण अधिक साझाकरण, समूह ज्ञान, और सहयोगी प्रयोग के लिए नेतृत्व किया।

गोपनीयता को हटा रहा है: इलेक्ट्रॉनिक निगरानी अध्ययन

“ओपन कंपनी 1” एक फॉच्र्युन 500 बहुराष्ट्रीय कंपनी है। अपने वैश्विक मुख्यालय में कंपनी ने अपने एक मंजिल को पूरी तरह से खुली, पारदर्शी और सीमाहीन जगह में बदलने का फैसला किया। नई जगह में, कार्यालय वर्कस्टेशन के बीच कोई दीवार नहीं होगी और कोई विभाजन नहीं होगा। फर्श पर एक सौ से अधिक कर्मचारी होंगे, जो प्रौद्योगिकी और बिक्री से लेकर वित्त और उत्पाद विकास तक के विभिन्न कार्यात्मक क्षेत्रों में काम करेंगे।

कंपनी की आसन्न मंजिल-परिवर्तन योजना के बारे में सीखते हुए, शोधकर्ताओं ने कर्मचारियों से एक अध्ययन में भाग लेने के लिए कहा जो ट्रैक करेगा कि किसके साथ बात की गई, और कब, और कैसे। लेकिन कई मोड़ थे।

सबसे पहले, उनके इंटरैक्शन की ट्रैकिंग में कदम से पहले 15 कार्यदिवसों की अवधि और चाल के बाद 15 कार्यदिवसों की अवधि शामिल होगी। पोस्ट-मूव ट्रैकिंग तुरंत शुरू नहीं होगी लेकिन कुछ महीने बाद। यह अंतर हर किसी को अपने नए पर्यावरण को समायोजित करने और वहां काम करने के अपने तरीके में व्यवस्थित करने का अवसर देगा। दो महीने के अंतराल ने डेटा संग्रह को कंपनी के त्रैमासिक चक्र में इसी तरह के बिंदु पर होने की इजाजत दी, ताकि कर्मचारियों की कार्य मांग दो रिकॉर्डिंग अवधि के लिए अपेक्षाकृत समान (और अधिक तुलनीय) होगी।

अन्य मोड़ सभी प्रौद्योगिकी से संबंधित थे। अध्ययन में भाग लेने के लिए सहमत होने वाले प्रतिभागियों को एक लंगर पर एक छोटा इन्फ्रारेड सेंसर पहनने के लिए कहा जाता था – एक तथाकथित “सोसायमेट्रिक बैज” – जो उच्च स्तर के विस्तार के साथ दर्ज किया गया था, उनके साथ आमने-सामने बातचीत दूसरों को भी बैज पहने हुए हैं। प्रतिभागियों को पहनने के लिए भी कहा जाएगा, लंगर पर, एक छोटा सा माइक्रोफोन जो कैप्चर करेगा या सुन रहा था (लेकिन जो कहा गया था उसकी सामग्री नहीं), और दो अन्य ट्रैकिंग डिवाइस – एक एक्सेलेरोमीटर जो उनके शरीर की गतिविधियों को रिकॉर्ड करेगा और मुद्रा, और एक ब्लूटूथ सेंसर जो उनके स्थानिक स्थान पर कब्जा करेगा।

सभी रिकॉर्डिंग 10 मिलीसेकंड के अंतराल में समय-समय पर मुद्रित होंगी। इसके अतिरिक्त, इन आंकड़ों को प्रतिभागियों के कंपनी ईमेल खाते की जानकारी के साथ जोड़ा जाएगा, विशेष रूप से जानकारी के बारे में जानकारी कि उन्होंने किसने ईमेल किया है, कॉपी किया है, या अंधा प्रतिलिपि बनाई है, और इसी अवधि से उनके तत्काल संदेश।

कुल 52 प्रतिभागियों (उन सभी लोगों में से लगभग 40 प्रतिशत जो नई जगह पर चले गए) भाग लेने के लिए सहमत हुए। प्री-मूव और पोस्ट-मूव रिकॉर्डिंग के दौरान, इसने एक बहुत बड़ा डेटासेट प्राप्त किया: 96,778 आमने-सामने बातचीत, 84,026 ईमेल, और 25,691 तत्काल संदेश (221,426 शब्द शामिल हैं)।

इन आंकड़ों का विश्लेषण करते हुए पता चला कि प्रतिभागियों ने ओपन ऑफिस प्लान में जाने के बाद, अब बहुत कम समय बिताया – अधिक समय नहीं – आमने-सामने बातचीत में।

इस कदम से पहले प्रति व्यक्ति प्रति व्यक्ति आमने-सामने बातचीत में 6 घंटे बिताए। फिर से डिजाइन करने के बाद नाटकीय रूप से गिरा दिया गया: वही लोग अब आमने-सामने बातचीत में केवल 1.5 घंटे से थोड़ा अधिक खर्च करते हैं। और ईमेल और त्वरित संदेश पर होने वाली बातचीत की मात्रा में काफी वृद्धि हुई: उन्होंने भेजे गए ईमेल की संख्या 56 प्रतिशत बढ़ी, उन्हें 20 प्रतिशत अधिक ईमेल प्राप्त हुए, और 41 प्रतिशत अधिक की प्रतिलिपि बनाई गई। तत्काल संदेश गतिविधि में 67 प्रतिशत की वृद्धि हुई और तत्काल संदेश द्वारा भेजे गए शब्दों की संख्या में 75 प्रतिशत की वृद्धि हुई।

लेकिन इस कदम के अवांछित प्रभाव वहां खत्म नहीं हुए। जब कंपनी के अधिकारियों से पूछा गया – आत्मविश्वास में – फर्श के रीडिज़ाइन ने प्रदर्शन को कैसे प्रभावित किया था, उन्होंने पुष्टि की कि उनके आंतरिक प्रदर्शन मीट्रिक ने कर्मचारियों के काम की गुणवत्ता में उल्लेखनीय गिरावट देखी है।

एक अलग फॉर्च्यून 500 कंपनी (“ओपन कंपनी 2”) में एक ही शोधकर्ताओं द्वारा एक दूसरे अध्ययन में फिर से खुले तल पर सौंपा जाने से पहले और बाद में लगभग 100 कर्मचारियों की बातचीत के प्रकारों को देखते हुए, बहुत ही समान परिणाम सामने आए। आमने-सामने बातचीत करने में लगे समय में नाटकीय कमी आई थी – यहां तक ​​कि उन कर्मचारियों के लिए भी जो शारीरिक रूप से एक-दूसरे के करीब थे।

हम ये सब करने के लिए क्या हैं?

आइए ओपन-प्लान ऑफिस में किसी के जूते में खुद को डाल दें। अपने सहयोगी काम करने की कोशिश कर रहे अन्य लोगों के समूह से घिरे हुए किसी अन्य सहयोगी के साथ बातचीत करने पर, और जिनके लिए आपकी बातचीत अप्रासंगिक और विचलित है, वार्तालाप को हतोत्साहित करेंगे। वास्तव में, “खुली जगह प्रयोगशाला में काम करने के साथ कैसे सामना करना है” पर 10 अनुभव-आधारित पॉइंटर्स के हाल ही में प्रकाशित सेट में सलाह का पहला सूचीबद्ध टुकड़ा था, “शांत और अस्पष्ट रहें, जैसे कि आप पुस्तकालय में थे। ”

एक अधिक अमूर्त और सामान्य स्तर से यह कुछ कहने लायक हो सकता है, हालांकि स्पष्ट है, अक्सर अनदेखा किया जाता है। अधिक हमेशा बेहतर नहीं होता है, और रचनात्मक सोच और कार्रवाई के लिए कई मूल हैं।

किसी दिए गए घटक की कुछ मात्रा, जैसे आमने-सामने बातचीत, सहयोग के लिए अच्छा है इसका मतलब यह नहीं है कि उस घटक की असीमित मात्रा भी अच्छी होगी। और किसी भी एक कारक (उदाहरण के लिए, बातचीत के अवसर) का अर्थ यह हो सकता है कि बहुत कम – समान रूप से आवश्यक – कारक, जैसे शांत और निजी सोच समय के अवसर। कई रचनात्मक प्रयास सामाजिक बातचीत से लाभान्वित होंगे – कुछ समय और कुछ रूपों में – लेकिन, दूसरी बार उन प्रयासों से सीमाओं से बातचीत और उच्च स्तर की गोपनीयता के समान लाभ हो सकता है।

एक “सीमाहीन कार्यालय” अन्य कम समझने योग्य लेकिन महत्वपूर्ण संज्ञानात्मक और प्रेरक कारकों से भी दूर होता है, जैसे किसी के पर्यावरण पर व्यक्तिगत नियंत्रण की भावना, जिसमें बातचीत करना, क्या साझा करना आदि शामिल हैं।

उतना ही महत्वपूर्ण, एक सीमाहीन कार्यालय किसी की वर्तमान जरूरतों के साथ किसी के कामकाजी या रचनात्मक स्थिति से मेल खाने का विकल्प चुनने की क्षमता को प्रतिबंधित करता है। उदाहरण के लिए, निजी कार्यालयों से ओपन-प्लान कार्यालय में जाने के प्रभावों के एक और हालिया अध्ययन में पाया गया कि शांत कार्य-स्थान तक पहुंच प्रदान करना, और किसी दिए गए व्यक्ति की आवश्यकताओं के बीच एक शांत और शांत कार्यक्षेत्रों तक पहुंच के बीच एक मैच, कम विचलन, कम तनाव, और सहयोगी अवसरों की एक और सकारात्मक धारणा।

दूसरों के साथ कब और कहाँ बातचीत करने के लिए विकल्पों की उपलब्धता फ्लेक्स कार्यालयों के साथ आत्म-रिपोर्ट की संतुष्टि के अपेक्षाकृत उच्च स्तर के पहले निष्कर्षों की व्याख्या भी कर सकती है – यानी खुले योजना कार्यालय जिन्हें “बैकअप रिक्त स्थान” कहा जाता है जिसे लचीला रूप से उपयोग किया जा सकता है तीव्र केंद्रित काम की अवधि के लिए, या इंटरैक्टिव मीटिंग्स, निजी फोन कॉल आदि के लिए। फ्लेक्स कार्यालय सहयोग और गोपनीयता दोनों के अवसर प्रदान करते हैं, हर किसी को विकृतियों से खुद को बचाने के लिए हमेशा की आवश्यकता को हटाते हैं, या दूसरों को विकृति बनने से रोकने के लिए खुद को निगरानी रखते हैं।

गोपनीयता पर्दे अध्ययन और ओपन-प्लान ऑफिस अध्ययन से हम क्या देख सकते हैं कि हमारी रचनात्मकता और उत्पादकता में हमारे कामकाजी वातावरण महत्वपूर्ण भूमिका निभाते हैं, यह आसान नहीं है। हमें गोपनीयता की आवश्यकता है – सहयोगी और एक-से-एक गोपनीयता के अवसरों सहित – और हमें सही समय पर और सही खुराक के स्तर पर इसकी आवश्यकता है। एक रचनात्मक विचार के लिए पहुंच अक्सर एक कमजोर और टिकाऊ संज्ञानात्मक मांग खिंचाव है; कोई अप्रासंगिक धक्का देता है और हमारे ध्यान पर खींचता है, भले ही अच्छी तरह से इरादा हो, हमारे विचारों के लिए हमेशा के लिए अच्छे विचार छोड़ सकता है।

संदर्भ

बर्नस्टीन, ईएस (2012)। पारदर्शिता विरोधाभास: संगठनात्मक शिक्षा और परिचालन नियंत्रण में गोपनीयता के लिए एक भूमिका। प्रशासनिक विज्ञान त्रैमासिक, 57 , 181-216।

बर्नस्टीन, ईएस, और पगड़ी, एस। (2018)। मानव सहयोग पर ‘खुले’ कार्यक्षेत्र का प्रभाव। रॉयल सोसाइटी के फिलॉसॉफिकल लेनदेन, बी, 373 , अनुच्छेद 20170239।

डेनियलसन, सीबी, और बोडिन, एल। (2008)। कर्मचारियों के बीच स्वास्थ्य, कल्याण और नौकरी की संतुष्टि के संबंध में कार्यालय का प्रकार। पर्यावरण और व्यवहार, 40 , 636-668।

हापाकांगस, ए, हांगिस्टो, वी।, वरगो, जे।, और लाहतिन, एम। (2018)। खुले योजना कार्यालयों में शांत कार्यक्षेत्रों के लाभ: दो कार्यालय स्थानान्तरण से साक्ष्य। पर्यावरण मनोविज्ञान की जर्नल, 56 , 63-75।

पौतासो, एम।, और वान डेर वेरफ, डब्ल्यू। (2017)। ओपन-स्पेस लैब में काम करने के साथ कैसे सामना करना है? यूरोपीय समीक्षा, 25 , 679-687।