बैठक में अपना समय बर्बाद करने के लिए कैसे करें

स्रोत: वेवब्रीक्रीडिया / आईटॉकफोटो

एक Dilbert कार्टून में कार्यालय मालिक एक बैठक को शेड्यूल करने के लिए, उनके सचिव, कैरोल से पूछता है। जब वह पूछती है कि बैठक का विषय क्या है, तो वह जवाब देते हैं, 'मैं हमारी रणनीति और उद्देश्यों के बीच की खाई को खत्म करने के लिए दुबला तरीकों से छह सिग्मा फ्यूज करने की योजना बना रहा हूं।' बिना एक बग़ल की नज़र के बिना, कैरल ने जवाब दिया, 'मैं सिर्फ' समय की बर्बादी 'कहता हूं।' '

टेड स्पीकर डेविड ग्रेडी और जेसन फ्राइड के अनुसार, औसत कार्यकारी एक महीने में 62 बैठकें में भाग लेता है, लेकिन इनमें से एक तिहाई से ज्यादा अनावश्यक या समय की बर्बादी माना जाता है। यह देखते हुए कि अधिकारी अपने बैठकों में अपने समय का 40-50 प्रतिशत खर्च करते हैं, इसका मतलब यह है कि वे साल में दो महीने से अधिक बर्बाद कर रहे हैं। ग्रेडी और फ्राइड कहते हैं कि अकेले अमेरिका में गरीब बैठकों का बिल 37 अरब डॉलर सालाना है खराब बैठकों में समय और पैसा चोरी

अनुसंधान से पता चलता है कि, औसतन, संगठन के सामूहिक समय का 15 प्रतिशत बैठकों में खर्च होता है और यह आंकड़ा वर्ष वर्ष बढ़ रहा है। हार्वर्ड बिजनेस रिव्यू में प्रकाशित एक अध्ययन ने अनुमान लगाया है कि कर्मचारियों के आउटलुक कैलेंडर के विश्लेषण के आधार पर एक बड़े संगठन में एक साप्ताहिक कार्यकारी मीटिंग का समर्थन करने वाले लोगों की मात्रा का अनुमान है। यह निष्कर्ष निकाला है कि एक साल में 300,000 घंटों तक एक अकेले बैठक का समर्थन करने के लिए खर्च किया गया था, जिसमें उस टीम मीटिंग की डाउनस्ट्रीम कैस्केड को ध्यान में रखा गया था जो इसे खिलाया गया था। आश्चर्यजनक रूप से, इस आंकड़े में केवल बैठक का समय शामिल था, और अतिरिक्त तैयारी को छोड़ दिया गया था। हम इस प्रवृत्ति को कैसे बदल सकते हैं?

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चलो चार शब्दों से शुरू करते हैं, 'चलो एक बैठक होती है' वे काफी निर्दोष दिखते हैं, लेकिन वे संभवतः अधिक समस्याओं का कारण बनते हैं और कार्यस्थल में किसी अन्य वाक्य की तुलना में अधिक समय बर्बाद कर देते हैं। एक बैठक की जरूरी है या नहीं, इसके बजाय सवाल पूछने से, सामान्य प्रतिक्रिया यह है, 'अच्छा विचार हम इसे कब चाहते हैं, और हमें किससे आमंत्रित करना चाहिए? '

अब जब एक अस्पष्ट इरादा ('चलो मिलना') और एक व्यापक विषय (जैसे 'परियोजना की समीक्षा') की स्थापना की गई है, तो डायरी खोल दी जाती है और दिनांक और नाम सुझाए गए हैं। कोई कहता है, 'क्या हम इसे एक घंटे के लिए छोड देंगे?' और कैलेंडर आमंत्रण भेजा जाता है। जब आपकी बैठक अंततः होती है, तो एक जिज्ञासु और आश्चर्यजनक चीज होती है: यह एक घंटे के लिए रहता है। इसका कारण यह है कि आवंटित समय भरने के लिए वार्तालाप का विस्तार, पानी में एक विशाल स्पंज की तरह होता है। यह दृश्य इतनी सामान्य है, और हर दिन कई बार फिर से अधिनियमित हो जाता है, कि यह नाराज़ का झिलमिलाहट उत्तेजित करता है, लेकिन यह लगभग प्रकृति में अपराधी है। अपनी बैठक संस्कृति को बदलने के लिए, सुनिश्चित करें कि आमंत्रित किए जाने से पहले तीन प्रश्न पूछे जाते हैं:

1. मीटिंग का उद्देश्य क्या है? यह होने के कारण स्पष्ट करता है
2. इच्छित परिणाम क्या हैं? यह उत्तर देता है कि आप किसके साथ आना चाहते हैं।
3. किसकी बैठक है? यह आपको बताता है कि इसके लिए कौन जवाबदेह है

यह एक पूरी तरह से अलग सोच ढांचा है जिसमें आप एक अस्पष्ट इरादे की ओर आगे सोचते हैं सर्वश्रेष्ठ नेताओं और प्रबंधकों के लिए प्रतिबद्ध हैं परिणाम से पिछड़े काम करने की इस प्रक्रिया का पालन करें। उदाहरण के लिए, सर डेव ब्रेल्सफोर्ड टीम स्काई की अध्यक्षता करते हैं, जिन्होंने पिछले पांच सालों में तीन टूर डी फ्रांस के विजेता बनाए हैं। यह कोई आश्चर्य नहीं है कि Brailsford इस तरह से अपनी भूमिका का वर्णन करता है:

• आप कैसे परिभाषित करते हैं कि 'लैंगिक रूप से सामान्य' क्या है?
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"मेरा काम जीतने की कोशिश करने के लिए सर्वोत्तम संभावनाओं को देखने के लिए, पीले जर्सी के साथ उस मंच पर किसी को चित्रित करना है, जो चैंप्स एलीसी पर है, और वहां से वापस काम करते हैं।"

पहले उद्देश्य और परिणामों पर स्पष्ट हो, और फिर पता करें कि उन्हें कैसे बनें। आप किसी भी परियोजना के संबंध में इस दृष्टिकोण का अभ्यास कर सकते हैं, और बैठकों के लिए ऐसा करने के लिए शुरू करने के लिए एक अच्छी जगह है। थोड़ी देर बाद, यह जीवन का एक रास्ता बन जाता है।

समय का आवरण और मूल्य द्विवार्षिक

लोगों को याद दिलाने के लिए कि बैठकों के लिए पैसा खर्च होता है, टैक्सी मीटरिंग सिस्टम पर भिन्नताएं विकसित की गई हैं जो किसी बैठक के वास्तविक समय मूल्य की गणना करते हैं। अपने कर्मचारियों के वार्षिक वेतन में प्लग होने के बाद, आप मीटिंग में उपस्थित लोगों से मिलने के लिए पूछते हैं जब वे पहुंचते हैं और हर किसी को देखने के लिए मीटर कोने में टकरा जाता है इस तरह की लंबाई पर जाने के बावजूद, आप अभी भी बैठकों में खर्च करने और अपने मूल्यों को दोहरीकरण करने की चुनौती का सामना कर सकते हैं। यहां पूछने के लिए सात प्रश्न हैं:

1. क्या बैठक के लिए एक स्पष्ट उद्देश्य और परिणाम है? यदि ये अच्छी तरह से परिभाषित नहीं हैं, तो बैठक का अनुसूची न करें। यदि आप आमंत्रण सूची में हैं, तो अधिक जानकारी मांगें या आमंत्रण अस्वीकार करें।
2. किसकी बैठक है? यह जानने से बैठक को एक बढ़त मिलती है यदि कोई नामित व्यक्ति नहीं है, तो बातचीत के बजाय यह एक गैर-प्रकटन होगा।
3. क्या लोगों ने उन तैयारी को पूरा किया है जिन्हें पूछा गया है? यदि नहीं, तो आगे की एजेंडा आइटम पर जाएं या मीटिंग को रोक दें। इस तरह, आप एक ऐसी संस्कृति बनाना शुरू करते हैं जहां लोग तैयार होते हैं।
4. क्या यह सभी के लिए आवश्यक है यहां? यदि जवाब 'नहीं' है, तो बैठक को स्वयं छोड़ दें या अन्य लोगों को छोड़ने के लिए इसे स्वीकार्य बनाएं। इस तरह, आप एक ऐसी संस्कृति विकसित करते हैं जो स्टैकिंग को हतोत्साहित करता है। इसके अलावा, बड़ी सोच आम तौर पर स्मार्ट लोगों के छोटे समूहों से उभरती है
5. क्या हमें आवंटित समय की आवश्यकता है? घंटे-बडी वेतन वृद्धि में बैठकों की योजना न करें, क्योंकि आपके कैलेंडर को इस तरह से सेट किया गया है। उन्हें कम या कम करने की योजना बनाएं, और कुछ समय पहले लोगों को दे दो।
6. क्या हमें व्यक्ति में मिलना चाहिए या हम दूर से वार्तालाप से निपट सकते हैं? आमने-सामने हमेशा बेहतर होता है, लेकिन अगर लोग एक-घंटे की बैठक के लिए आधे दिन की यात्रा कर रहे हैं तो नहीं। इसके बजाय एक सम्मेलन कॉल या वीडियो मीटिंग शेड्यूल करें
7. क्या हम बैठक के आयोजन के लिए समझौते किए हैं? इसे सेट अप करें ताकि लोगों को बैठक में या उससे बाहर के बारे में स्पष्ट रूप से समझा जा सके। यह सेकंड लेता है और एक बड़ा व्याख्यान की आवश्यकता नहीं होती है। मेरा पहला अनुरोध है कि लोगों को अपने उपकरणों को दूर करना चाहिए। यदि वे अपने फोन पर रहना चाहते हैं, तो वे कहीं और होने के कारण बेहतर हैं

यदि आप इन चरणों का पालन करते हैं, तो मीटिंग मीटर अभी भी टिक जाएगा, लेकिन आपके पास कम बैठकों और उच्च-गुणवत्ता वाले वार्तालाप होंगे। ऐसा करने पर, आप अमेरिकी लेखक और अर्थशास्त्री थॉमस सोवेल के शब्दों का अपमान कर सकते हैं, जिन्होंने कहा था कि जो लोग बैठकों का आनंद लेते हैं उन्हें कुछ भी नहीं चाहिए।

मेरी किताब ब्लैमेस्टॉर्मिंग है: व्हाटकिंस द्वारा प्रकाशित वार्तालापों को गलत और कैसे ठीक करें

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संदर्भ

डेविड ग्रेडी और जेसन फ्राइड, 'द इकॉनोमिक इंपैक्ट ऑफ बैड मिटिंग्स', टेड टॉक, 17 नवंबर 2014, ideas.ted.com/theeconomic-impact-of-bad-meetings

माइकल सी मोंकिंस, 'यह साप्ताहिक बैठक 300,000 घंटे एक साल में हुई, हार्वर्ड बिजनेस रिव्यू, 29 अप्रैल 2014।

लॉरेंस टोबिन, 'सर ब्रेडली विगिन आउट 2014 टूर डी फ्रांस', स्वतंत्र, 27 जून 2014।