क्या आपने कभी किसी को शिकायत की है कि बैठक बहुत कम थी? (न तो I है।) एक बैठक में निराश हो गया है, जबकि चिचट चबाने के समय में काम खत्म हो गया है … या नियमित रूप से 10 मिनट देर में घूमते हुए घुसपैठ कर रहे हैं? संक्षेप और उत्पादकता की भावना में, यहां अधिक प्रभावी, प्रभावी बैठकों के लिए 5 सरल कदम हैं।
1) एजेंडे पर जितना समय हो उतना समय व्यतीत करें जितना आप सामान्य रूप से करेंगे। एक समस्या जो आम तौर पर पीड़ित बैठकें स्पष्ट नहीं होती हैं यदि आप पूरी तरह से सुनिश्चित नहीं हैं कि आप क्या पूरा करने की कोशिश कर रहे हैं, तो आप यह सुनिश्चित कर सकते हैं कि यह जल्दी से नहीं होगा बैठक के आयोजक के रूप में, उद्देश्यों के बारे में स्पष्टता रखने की आपकी ज़िम्मेदारी है यदि आप की आवश्यकता होती है तो दूसरे टीम के सदस्य से परामर्श करें; मोर्चे के अंत में थोड़ा अतिरिक्त समय पीछे के अंत में अधिक समय बचाएगा
2) सहभागिता सूची में जितनी बार आप सामान्य रूप से दो बार उतना खर्च करें अपने आप से पूछें, ध्यान से: इन सभी लोगों को वास्तव में भाग लेने की ज़रूरत है? या फिर उनमें से कुछ सिर्फ एक संक्षिप्त ईमेल सारांश या त्वरित कॉल प्राप्त कर सकते हैं? अगर आप आधे घंटे की मीटिंग सूची को कम कर सकते हैं, कहते हैं, जिन लोगों की उपस्थिति जरूरी नहीं है, चार लोग उत्पादक समय के दो घंटे का आसानी से कंपनी को लौट आते हैं।
3) आधे समय के लिए बैठक का समय निर्धारित करें जिसे आप मूल रूप से करना चाहते थे। बैठकें अधिसूचनाओं की तरह हैं – वे आवंटित स्थान को भरने के लिए स्वाभाविक रूप से फैले हुए हैं। यदि आप एक घंटे के लिए एक बैठक का आयोजन करते हैं, तो संभवतः आप पूरे समय ले लेंगे, भले ही एक उचित राशि में मिलनसार, यादृच्छिक बंद-विषय बातचीत हो। सभी संभावनाओं में यदि आप 30 मिनट के लिए एक ही बैठक का आयोजन करते हैं, तो आप जो भी कड़ी मेहनत में करना चाहते हैं, करेंगे। जब मैं कॉर्पोरेट जगत में था, तो मैंने नियमित रूप से बैठक के समय को आधा कर दिया और शायद ही कभी निराश हो गया। दो घंटे की बैठकों की एक घंटे में, एक घंटे की मीटिंग 30 मिनट और 15 मिनट की 30 मिनट की कोशिश करें। मेरा सशक्त संदेह है कि वे ठीक काम करेंगे।
4) देर से 1 सेकंड शुरू न करें देर से आगमन पर रास्ता बहुत समय बर्बाद हो जाता है यह मुझे पागल बनाने के लिए इस्तेमाल किया गया था कि कुछ लोग आदतन देर हो जाएंगे, इस प्रकार पूरे समूह के लिए नियमित रूप से कुछ 5 से 10 मिनट बर्बाद हो रहे हैं – और समय-समय पर दंड लगाकर। सरल समाधान? देर से रहने वालों के लिए इंतजार मत करो वह इंटेंट शुरू करें, जिसे आपने निर्धारित किया है। जल्द ही पर्याप्त लोगों को यह विचार मिलेगा … किसी भी तरह की चर्चा के मध्य में संघर्ष करने से कोई शर्मिंदा नहीं होना पसंद करता है। इसे कई बार करें और आप शीघ्रता के लिए एक प्रतिष्ठा विकसित करेंगे मुझे कई (हालांकि पर्याप्त नहीं) प्रबंधकों को पता था जिन्होंने सुपर-नियतकालिक प्रतिष्ठा प्राप्त की थी और उनके लिए इसका सम्मान किया गया था।
5) विचार करें – अगर यह आपके व्यवसाय की जरूरतों के लिए उपयुक्त है – एक स्टैंड-अप मीटिंग आयोजित करना वास्तव में दिलचस्प शोध दिखा रहा है कि स्टैंड-अप मीटिंग्स अधिक कुशल हो सकती हैं एक अध्ययन में, जो खड़े थे, उन फैसले की तुलना में निर्णय लेने के लिए मोटे तौर पर एक-तिहाई कम समय लिया गया था … निर्णय लेने की गुणवत्ता में कोई नुकसान नहीं हुआ। साजिश के कारणों के लिए, स्टैंड-अप मीटिंग हमेशा व्यावहारिक नहीं होती है, लेकिन वे विचार करने के लायक हैं।
एक अंतिम विचार – और इस विश्लेषण को हमेशा बिंदु 1 से पहले होना चाहिए) अपने आप से पूछना है: क्या हमें वास्तव में एक बैठक की ज़रूरत है? हो सकता है कि अन्य तरीकों से – कुछ फ़ोन कॉल, अनौपचारिक व्यक्तिगत बातचीत, टीम को एक मेमो, शायद, जो बैठक के रूप में समान परिणाम प्राप्त कर सके? बहुत सारे समय बेशक है कि आपको पूर्ण बैठक की आवश्यकता है, लेकिन उस प्रश्न को पूछने के लिए अनुशासन को लागू करने के लिए कभी दर्द नहीं होता है।
मैं समझता हूं कि इन सुझावों में से कुछ – एजेंडा और सहभागी सूची को अनुकूलित करना – मीटिंग के आयोजक को आगे के अंत में अतिरिक्त समय बिताने की आवश्यकता है, लेकिन मुझे विश्वास है कि संगठनात्मक गणित ध्वनि है:
एक बैठक में सहेजे गए समय = उत्पादक समय कंपनी को वापस आ गया … और आगे के अंत में एक के द्वारा बिताए गए थोड़े से अधिक समय पीछे के अंत में कई लोगों द्वारा बिताए गए बहुत अधिक समय के लिए बेहतर होता है।
यह आलेख पहले फोर्ब्स डॉट कॉम में प्रकाशित हुआ था।
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विक्टर द टाइप बी मैनेजर के लेखक हैं: एक टाइप ए वर्ल्ड (प्रेंटिस हॉल प्रेस) में सफलतापूर्वक अग्रणी।
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