पिछले कुछ दिनों में मुझे काम पर यादृच्छिक मेमो, अव्यवहारिक ईमेल, अपूर्ण निमंत्रण, और अजीब लग रहा है, अभिव्यक्तियों और एक अजीब, संभवतः अश्लील, इशारा (एक अन्य मोटर यात्री से) एक मुट्ठी भर मिला है। मैंने सोचा था कि समय प्रभावी संचार के लिए कुछ नियमों की समीक्षा करना है, विशेष रूप से कार्यस्थल के लिए महत्वपूर्ण है, और कार्यस्थल नेताओं और प्रबंधकों के लिए महत्वपूर्ण है।
1. जब संदेह में – अतिसंवेदनशील यदि कोई संदेश महत्वपूर्ण है, जैसे कि एक नई कार्यस्थल नीति, निर्देश, समय-निर्धारण का समय निर्धारण, और समान, स्पष्टता सुनिश्चित करने के लिए संदेश दोहराने के लिए महत्वपूर्ण है "ठीक है, बस यह सुनिश्चित करने के लिए, हम दोपहर को, एलएलएम स्ट्रीट पर भूखे डक कैफे में, 14 वें शुक्रवार दोपहर के भोजन के लिए बैठक करेंगे।"
पुनरावृत्ति स्पष्टता और स्मृति दोनों की कुंजी है
2. एकाधिक चैनल का उपयोग करें महत्वपूर्ण संदेश के लिए, संदेश कई तरह से – ईमेल, एक लिखित घोषणा, और विभाग की बैठक में एक मौखिक अनुस्मारक भेजें। एक पूर्व घोषणा, जैसे "हमारे मुख्य कार्यकारी अधिकारी से एक महत्वपूर्ण संदेश की तलाश में रहें," भी ध्यान में वृद्धि करने में मदद करता है।
3. एक पत्रकार की तरह सोचें सुनिश्चित करें कि संदेश प्रश्नों के उत्तर दें, कौन? क्या? कब? कहा पे? कैसे? … और, सबसे महत्वपूर्ण बात यह है कि जब नीतिगत परिवर्तनों को संप्रेषण करने की बात आती है, तो प्रश्न का उत्तर क्यों दें?
मेरे संगठन ने सिर्फ एक अप्रत्याशित नीति परिवर्तन की घोषणा की जो एक ही ईमेल घोषणा में अधिकांश कर्मचारियों को प्रभावित करेगी। संदेश, क्या, कब और कहाँ पर स्पष्ट था, लेकिन यह स्पष्ट नहीं था कि किसने नीति के फैसले किए थे, और यह सवाल क्यों छोड़ गया इसने सभी के स्तर में भ्रमित संचार में वृद्धि की है, क्योंकि हर कोई अब पूछ रहा है "डब्लूएचओ ने यह फैसला किया?" और "दुनिया में वे ऐसा क्यों करेंगे?"
4. श्रोताओं को ध्यान केंद्रित रखें। मैं हमेशा अपने छात्रों को बताता हूं, "आप पाठक के लिए लिख रहे हैं।" अपने संदेशों और ईमेल की समीक्षा करें ताकि आप उन्हें दर्शकों के नजरिए से भेज सकें। यद्यपि आप समझ सकते हैं कि आप क्या कहने का प्रयास कर रहे हैं, हो सकता है कि आपके दर्शकों को ऐसा न हो।
यह सभी समय विशेष रूप से ऊपरी प्रबंधन और रैंक-एंड-फ़ाइल कर्मचारियों के बीच संचार में होता है, क्योंकि नेताओं अक्सर यह मानते हैं कि श्रमिकों को वे वास्तव में जितना अधिक जानते हैं। मेरे कॉलेज में ऊपरी स्तर के प्रशासकों ने अक्सर "नई नीति" या "वर्तमान दिशा" का ज़ोर डालना होगा और हम में से बहुत से हमारे सिर खरोंचेंगे क्योंकि वे इन विषयों पर चर्चा करते हुए स्वयं के बीच इतना समय बिताते हैं, वे मानते हैं कि हर कोई उनके बारे में जानता है। इसलिए, (स्पष्टता के लिए) दोहराना, दर्शकों को ध्यान में रखें।
और, जो हमें पांचवीं नियम की ओर ले जाता है:
5. प्रामाणिक रहें "कहो कि तुम्हारा क्या मतलब है, और इसका क्या मतलब है।" एक नेतृत्व के दृष्टिकोण से, लोगों के साथ सीधा, खुले और ईमानदार होना महत्वपूर्ण है। यदि आप अपने संदेशों को भरना चाहते हैं, और उन्हें पार करते रहें, तो आपको खुलेपन और ईमानदारी का ट्रैक रिकॉर्ड होना चाहिए। अन्यथा, आप वास्तव में क्या सुन सकते हैं, लेकिन उनमें से किसी पर विश्वास नहीं हो सकता है।
यहां एक दिलचस्प तथ्य है: अधिकांश लोग सोचते हैं कि वे शानदार और प्रभावी संचारक हैं (फिर से शुरू के एक बैच को देखें, और उनमें से अधिकांश "संचार कौशल" को एक प्रमुख ताकत के रूप में सूचीबद्ध करेंगे)। वास्तव में, यदि आप लोगों से संपर्क करने की उनकी क्षमता पर रैंक करने के लिए कहें, तो लगभग सभी लोग खुद को शीर्ष 10% (कोशिश कर लें) में डाल देंगे! यह मनोवैज्ञानिक समझ में आता है क्योंकि हम सभी इतने संवाद करते हैं कि हम यह मानते हैं कि हमें इसके लिए अच्छा होना चाहिए। इन नियमों का लगातार पालन करें, और आप वास्तव में उस शीर्ष 10% में हवा निकाल सकते हैं।
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