मेरा एक वकील दोस्त, जेन *, ने हाल ही में मुझे बताया, "मैं आउटलुक को जल्दी से अपने ईमेल की जांच करने की उम्मीद करता हूं, लेकिन फिर मैं उसमें एक लिंक के साथ एक ईमेल पढ़ता हूं, मैं लिंक का अनुसरण करता हूं, और फिर मैं घंटों तक इंटरनेट पर खो गया हूं। "
जेन ने कहा, "मेरा काम ईमेल पर होना है," मैं कैसे झुकाव से बच सकता हूं? "
मेरे हाल के पोस्ट में ईमेल ओवरलोड के साथ मुकाबला करने के लिए, मैंने सुझाव दिया कि दिन के दौरान निर्धारित समय पर थोक प्रक्रिया ईमेल के मुकाबले यह बेहतर होगा कि प्रत्येक ईमेल कब पढ़ा जाए।
सबसे पहले, जेन जैसे अधिकांश वकील और कई अन्य लोगों को मैं जानता हूं-जैसे कि उन्हें हर समय ईमेल पर होना चाहिए। लेकिन इसके बारे में सोचने के बाद, उसने स्वीकार किया कि कोई भी ध्यान नहीं देगा कि वह नहीं था। पूरे दिन घंटे भर ईमेल ब्रेक लेना एक स्वस्थ रूप से खुद को मुक्त करने का एक अच्छा तरीका होगा जो अन्य, अधिक विचारशील काम कर सकता है।
लेकिन जेन को ईमेल के माध्यम से कुशलता से प्राप्त करने के लिए एक मार्ग की आवश्यकता थी। मैंने निम्नलिखित प्रक्रिया के साथ प्रयोग किया है और कुछ नियमों और सामान्य उपकरणों के साथ इसे साझा करना चाहते हैं जो मुझे अपने ईमेल एक्सचेंजों में उत्पादक, सार्थक और कुशल रहने में मदद करते हैं। पहली बार जब आप ऐसा करते हैं, तो आपको कई घंटे लग सकते हैं, क्योंकि आपके पास बहुत साफ हो सकता है लेकिन प्रारंभिक कार्य के बाद, आप जल्दी से स्थानांतरित करने में सक्षम होंगे। आमतौर पर मैं सुबह में 30 मिनट, मध्य दिन, और दोपहर को ईमेल करने का समय निर्धारित करता हूं। यहां मैं कैसे उस समय का उपयोग करता हूं:
1. भेजें: मैं अपना टाइमर शुरू करता हूं और ईमेल भेजने की योजना बना रहा हूं जो मैंने भेजने की योजना बनाई थी। इसमें अक्सर बैठकों, अनुवर्ती नोट, प्रश्न, और शेड्यूलिंग और अन्य अनुरोधों के लिए अनुवर्ती शामिल होते हैं मैं यह पहली बार करता हूं ताकि अगर कोई मेरे पास वापस आ जाए तो मुझे जवाब देने के लिए समय आ गया, जब भी मैं अपने 30 मिनट की ईमेल अवधि में हूं।
2. हटाएं: अगला, मैं अपने इनबॉक्स में ईमेल पर "विषय" और "से" लाइनों के माध्यम से जल्दी से नज़र डालें और तुरंत उन लोगों को हटा दें जिन्हें मैं जानता हूं कि मैं समय-समय पर बर्बादी नहीं करना चाहता हूं, जिसमें मार्केटिंग ईमेल और अवैयक्तिक बम विस्फोटों के साथ मैं स्वर्ग 'टी अनुरोध किया यह कदम सिर्फ कुछ सेकंड लेता है, लेकिन काफी हद तक मेरा ईमेल बल्क कम कर देता है
3. जवाब: मैं हर एक ईमेल का जवाब देने के लिए अपनी पूरी कोशिश करता हूं जो सीधे मेरे पास आती हैं, भले ही इसका अर्थ है "धन्यवाद।" ईमेल का चयन करने के बाद से चुनने के लिए जो पहले अपशिष्ट समय का उत्तर दें, मैं सबसे हाल ही में और मेरे रास्ते नीचे काम इस समय मैं ईमेल में किसी भी लिंक पर क्लिक नहीं करता हूं और मैं लंबे लेखों को नहीं पढ़ता हूं; मैं इसे 5 चरण के लिए बचाता हूं।
4. फ़ाइल: एक बार जब मैं एक ईमेल खोलता हूं, तो मैं इसे अपने इनबॉक्स में नहीं छोड़ता मैंने पाया है कि जब मैंने अपने इनबॉक्स में ईमेल छोड़े थे, तो मैंने हर बार जब मैंने अपना ईमेल खोला था, तब बार बार उन्हें दोबारा पढ़ता था, और हर बार मैं यह तय करने की कोशिश कर रहा हूं कि इसे कैसे संभालना है। इसलिए मैं या तो इसे हटा देता हूं या इसे मैंने एक और फ़ोल्डर में स्थानांतरित कर दिया है- मैंने प्रतीक्षा, पढ़ा, किसी दिन, यात्रा, ग्राहक-विशिष्ट जब भी मैं अपने ईमेल के माध्यम से जाता हूं, मेरा लक्ष्य मेरे इनबॉक्स को खाली करना है
5. पढ़ें और फ़ॉलो करें: मेरे टाइमर बंद होने से पहले मैंने जो भी समय छोड़ा है, मैं अपने गैर-इनबॉक्स फ़ोल्डरों के माध्यम से, न्यूज़लेटर्स के माध्यम से पढ़ना, लिंक पर क्लिक करना, और मेरी "प्रतीक्षा" फ़ाइल में ईमेलों का पालन करना
समाप्त: जब मेरा उलटी गिनती टाइमर लगता है, तो मैं अपना ईमेल प्रोग्राम बंद कर देता हूं। एक बार जब मैं कर रहा हूं, तो मैं अपने ईमेल पर किसी भी डिवाइस पर वापस नहीं जाता- जब तक कि मेरा अगली अनुसूचित सत्र न हो।
जैसा कि मैं इस प्रक्रिया के माध्यम से जाता हूं, मैं किसी नकारात्मक प्रतिक्रिया देने के लिए ईमेल का उपयोग करने की कोशिश नहीं करता, और मैं ईमेल पर नकारात्मक प्रतिक्रिया का शायद ही कभी जवाब देता हूं। ईमेल लेन-देन की बातचीत के लिए एक उत्कृष्ट उपकरण है (हमें दोपहर का खाना कहाँ होना चाहिए?), जानकारी साझा करना (यहां वह फ़ाइल है, कोई है जिसे मैं आपसे मिलना चाहता हूं) या प्रशंसा दिखा रहा है (आपने उस मीटिंग में शक्तिशाली बात की थी, मैं आपके समर्थन-धन्यवाद)। किसी और चीज के लिए, आप कॉल करने या किसी से आमने-सामने बात करने से बेहतर हो। मैं भी दोबारा या तीन गुना से अधिक कुछ के बारे में ईमेल पर किसी के साथ आगे बढ़ना नहीं चाहता। अगर यह दूर चला गया है, तो यह आमतौर पर फोन को लेने के लिए एक बेहतर विचार है।
मेरे द्वारा उपयोग किए जाने वाले कुछ सामान्य उपकरण हैं जो मुझे जल्दी से ईमेल के माध्यम से चलने में सहायक पाए गए हैं:
हस्ताक्षर: अधिकांश ईमेल प्रोग्राम में एक से अधिक हस्ताक्षर बनाने की क्षमता होती है, जिसे आप ईमेल के नीचे दिखाई देने का विकल्प चुन सकते हैं। मैंने कई ऐसे हस्ताक्षरों को कस्टमाइज़ किया है जो मैं प्राप्त होने वाले सामान्य ईमेल की प्रतिक्रिया के रूप में करता हूं। उदाहरण के लिए, मेरे पास उन लोगों को एक पूर्व लिखित उत्तर दिया गया है जो मेरी कंपनी में शामिल होने के बारे में पूछते हैं, मुझे अपनी किताब की समीक्षा करनी चाहिए, मैंने जो लिखा है उसके लिए प्रशंसा व्यक्त करना आदि। मैं अक्सर प्रेषक के आधार पर उन ईमेल को अनुकूलित करता हूं, लेकिन थोक मेरी प्रतिक्रिया का पहले से ही लिखित है
नियम: अधिकांश ईमेल प्रोग्राम के पास नियम भी होते हैं जिसमें आप स्वचालित रूप से ऐसे ईमेल भेज सकते हैं जो कुछ मानदंडों को सीधे अन्य फ़ोल्डरों में लाते हैं। उदाहरण के लिए, जब मैं अपने साप्ताहिक ईमेल को लोगों से जोड़कर एक नया लेख लिखता हूं, तो मुझे कई "आउट ऑफिस" जवाब मिलते हैं I मैंने एक नियम स्थापित किया है जो विषय पंक्ति में "कार्यालय से बाहर" के साथ किसी भी ईमेल को सीधे रद्दी में भेजता है I इस तरह मुझे किसी भी समय इसे प्रसंस्करण नहीं करना पड़ता है।
टाइमर: यह मेरी 30 मिनट की समय सीमा के भीतर रहने के लिए आवश्यक है। जब मैंने एक टाइमर का इस्तेमाल नहीं किया, तो चलते रहना बहुत आसान था
यदि आप मुझे और जेन की तरह -यदि आप पाते हैं कि ईमेल में आपके समय और उत्पादकता को दूर करने की क्षमता है तो इस प्रक्रिया के साथ प्रयोग करने का प्रयास करें, जब तक यह आपके लिए काम नहीं करे तब तक इसे अनुकूलित करें। एक छोटे से संरचना ईमेल के बीच एकमात्र अंतर हो सकता है जो एक उपयोगी उपकरण है। । या एक बेकार एक
* नाम बदल दिया
मूल रूप से हार्वर्ड बिजनेस रिव्यू में प्रकाशित
