7 कारण लोग लगातार ईमेल की जाँच करें

हर समय ईमेल को रोकना इतना कठिन क्यों है।

स्रोत: अनप्लैश

मैंने हाल ही में एक बहुत ही दिलचस्प लेख पढ़ा कि ईमेल पर कम समय कैसे बिताया जाए, जो शोधकर्ताओं का अनुमान है कि पेशेवरों के काम के दिनों में लगभग 28% लग सकते हैं। सिफारिशों में से एक ईमेल को केवल एक बार एक घंटे में जांचना था। ज्यादातर लोगों के लिए, यह एक समझदार सुझाव की तरह लग सकता है, लेकिन इस तरह की सलाह को व्यवहार में लाना आश्चर्यजनक रूप से मुश्किल हो सकता है। क्यूं कर? सलाह है कि सतह पर सरल है अक्सर शामिल मनोवैज्ञानिक बाधाओं को संबोधित नहीं करता है। इन बाधाओं को समझने से आपको उन ईमेल आदतों की पहचान करने में मदद मिल सकती है जो आपके लिए इष्टतम हैं।

आइए अनपैक करें कि लोग ईमेल की इतनी बार जांच क्यों करते हैं, और फिर समाधान देखें। आप निम्न में से किस से संबंधित हो सकते हैं?

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आप बार-बार चेक करते हैं क्योंकि…।

1. आप ईमेल पर पीछे हो रहे हैं।

व्यक्तिगत रूप से, मैं अक्सर शाम को ईमेलों की जांच करता हूं क्योंकि जब मैं अगली सुबह उत्पादक होने की कोशिश कर रहा होता हूं, तो मुझे ईमेलों से तौला नहीं जाना चाहिए।

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ईमेल का जवाब देने के लिए अक्सर निर्णय लेने की आवश्यकता होती है। यह एक बार में बहुत अधिक करना कठिन है। इसे तोड़ना और कई ईमेलों का सामना न करना अच्छा हो सकता है, जिन्हें निर्णय लेने की आवश्यकता होती है। इसलिए, भले ही बैच प्रसंस्करण ईमेल कम विघटनकारी हो, इसके पीछे मनोविज्ञान जटिल है।

2. उत्पादक कार्य गतिविधियों की तुलना में विचलित करने वाली गतिविधियाँ आसान होती हैं।

ईमेल जैसी विचलित करने वाली गतिविधियों को करना अभी भी सामान्य रूप से, मानसिक रूप से बहुत सारे विकल्पों की तुलना में आसान है, जैसे महत्वपूर्ण कार्य पर कई घंटे निर्बाध घंटों तक ध्यान केंद्रित करना, जो कि कुछ लोग बहुत कम समय बिताते हैं। मनुष्य क्लिक के आसान तात्कालिक रास्ते को ले जाएगा, क्लिक करें, भले ही इसका मतलब है कि हम ऐसा काम नहीं कर रहे हैं जो उद्देश्यपूर्ण रूप से बहुत अधिक प्राथमिकता है।

3. आप कर्तव्यनिष्ठ होना चाहते हैं।

यह उन लोगों से ईमेल का जवाब देने के लिए अधिक ईमानदार लगता है जिन्हें आप 15 मिनट में एक घंटे (या बॉस, सहकर्मियों) को प्रभावित करना चाहते हैं। हालांकि, अक्सर यह एक भ्रम है। यदि आप हर समय ईमेल की जाँच कर रहे हैं, तो आप शायद अपनी टीम के कम उत्पादक सदस्य हो सकते हैं यदि आप नहीं थे।

यह सोचना पूरी तरह से निराधार नहीं है कि ईमेल का तुरंत जवाब देने से आप ईमानदार दिख सकते हैं। कभी-कभी यह सच है। हालाँकि, मैंने तर्क दिया है कि ईमेल का जवाब देने के लिए औसत समय से अधिक समय लेना कभी-कभी आपको महत्वपूर्ण बना सकता है, जैसे कि क्योंकि आप ईमेल के लिए अन्य चीजों को करने में बहुत व्यस्त हैं।

एक बार जब आप बहुत तेज़ी से ईमेल का जवाब देने का एक पैटर्न सेट कर लेते हैं, तो उस पैटर्न को इस डर से तोड़ना मुश्किल हो सकता है कि दूसरे लोग आपके व्यवहार में बदलाव देख सकते हैं यह एक संकेतक है कि आप गुस्से में हैं या कुछ गलत है।

4. आपको याद आ रही है।

कभी-कभी हम मानसिक रूप से इस बात का जवाब देने के लिए जल्दी से एक अवसर के रूप में जवाब देते हैं कि हम सफल थे। उदाहरण के लिए, आप किसी आइटम के बारे में एक ईमेल देखते हैं जो बिक्री पर है और तुरंत उस आइटम को खरीदता है, लेकिन वास्तव में यह बिक्री पर था और पूरे सप्ताह उपलब्ध था।

कभी-कभार मैं अच्छे अवसरों को याद करता हूं क्योंकि मैं लगातार ईमेल की जांच नहीं करता हूं, लेकिन कुल मिलाकर मेरे ईमेल पर बारीकी से महसूस करने की तुलना में यह अभी भी एक बेहतर स्थिति है। आपके लिए क्या सच है?

5. यह सिर्फ आदत है।

एक हद तक यह है कि ईमेल की बार-बार जाँच करना केवल एक आदत हो सकती है। जब आप ब्रेक पर जाते हैं, और जैसे ही आप अपने डेस्क पर वापस आते हैं, तो आप इसे रिफ्लेक्स कर सकते हैं।

ईमेल की अक्सर जाँच करने के लिए आपके पास पहले से कुछ उचित औचित्य हो सकता है (जैसे, जब आप किसी काम में नए हों और ज़मीन की छंटनी सीख रहे हों), लेकिन आदत अब उस प्रेरणा से स्वतंत्र रूप से मौजूद है।

6. आप चिंता से बचने के तरीके के रूप में डाउनटाइम के दौरान ईमेल की जांच करते हैं।

यदि आप आम तौर पर तनावग्रस्त महसूस करते हैं और अफरा-तफरी मच जाती है, तो डाउनटाइम के क्षण उन तनावग्रस्त लोगों के लिए निमंत्रण की तरह हो सकते हैं, जो पार्टी में आने के लिए विचारशील हैं। ईमेल की जाँच करने से उन विकारों को भरने में मदद मिल सकती है और उस चिंता और अफरा-तफरी को रोका जा सकता है, लेकिन यह एक अच्छा समाधान नहीं है।

7. आप ईमेल के छिपे हुए नालों को कम आंकते हैं।

जाहिरा तौर पर एक ईमेल के पूर्वावलोकन पाठ को स्कैन करने में लगभग चार सेकंड लगते हैं, और हम में से प्रत्येक को दर्जनों महत्वहीन ईमेल प्रतिदिन मिलते हैं। क्योंकि यह यहाँ और वहाँ केवल कुछ सेकंड है, यह एक बड़ी बात की तरह नहीं लगता है, लेकिन समय के साथ, यह व्यर्थ प्रयास बढ़ जाता है। इसके अलावा, हम जिस प्रत्येक ईमेल पर नज़र डालते हैं, उसके बारे में हमें एक निर्णय लेने की आवश्यकता होती है कि उसे पढ़ना है या नहीं, जो संज्ञानात्मक रूप से सूखा है।

चूँकि मनुष्य आम तौर पर कम से कम प्रतिरोध का रास्ता अपनाते हैं, इसलिए हम इस बारे में निर्णय टाल देते हैं कि क्या हम प्रचार ईमेलों को अनसब्सक्राइब करते हैं जिन्हें हमने कभी पढ़ा ही नहीं है। मनुष्यों को यह भी लगता है कि वे अपने द्वारा लिए गए कुछ लाभों को छोड़ देते हैं, जैसे कि ईमेल द्वारा दिए गए कूपन जो कभी-कभी प्रासंगिक होते हैं। इस प्रकार का नुकसान उठाना विसंगति का एक महत्वपूर्ण कारण है कि हम खराब निर्णय क्यों लेते हैं, और यह एक ऐसा विषय है जिसे मैं अपनी पुस्तक द हेल्दी माइंड टूलकिट में गहराई से शामिल करता हूं।

समाधान की

• ईमेल को कम बार जांचने और “मुझे ऐसा करना चाहिए” सोचने की सलाह सुनना बहुत आसान है, लेकिन आप कभी भी इसका पालन नहीं करते हैं। उम्मीद है कि इस लेख को पढ़ने से आपको पता चला है कि पहली नज़र में लगता है कि बार-बार ईमेल की जाँच करने की आदत को तोड़ना मनोवैज्ञानिक रूप से कठिन हो सकता है। आपने देखा होगा कि मेरे द्वारा बताए गए कारणों में से कुछ एक-दूसरे के विपरीत हैं। उदाहरण के लिए, हम ईमेल की जांच करते हैं क्योंकि इसका ध्यान केंद्रित की तुलना में विचलित होना आसान है, और फिर भी हम ईमेल से डरते हैं क्योंकि हम इसे महसूस करने के लिए अतिसंवेदनशील होते हैं। यह सूक्ष्मता और जटिलता अक्सर हमारी आदतों का एक हिस्सा है और वे क्यों मौजूद हैं।
• मेरे द्वारा बनाए गए सभी बिंदुओं को देखते हुए, ईमेल की जाँच करने के लिए क्या दृष्टिकोण आपके लिए सबसे अच्छा संतुलन की तरह लगता है। एक नाटकीय बदलाव के बजाय, जाँच के बीच के समय को थोड़ा लंबा करने की कोशिश करें। इसे एक प्रतिशत बढ़ाएँ। उदाहरण के लिए, यदि आप वर्तमान में इसे हर 30 मिनट में जांचते हैं, तो हर 40 मिनट पर प्रयास करें।
• पंक्ति में प्रतीक्षा करते हुए, ईमेल की जाँच नहीं करने वाले कुछ समय की पहचान करने का प्रयास करें। या, जब आप ब्रेक से वापस आते हैं तो आप ईमेल की जांच करेंगे लेकिन ब्रेक पर जाने से पहले नहीं। जो भी आपको अधिक आराम महसूस करने में मदद करेगा उसे चुनें।
• स्वीकार करते हैं कि सामान्य सलाह सीमित उपयोगिता की है। शाम को ईमेल की जाँच करना मेरे लिए कोई समस्या नहीं है, और वास्तव में अच्छा काम करता है। इसलिए, मुझे “8pm के बाद ईमेल की जांच न करें” जैसी सामान्य सलाह का पालन करने की आवश्यकता नहीं है। चेरीपिक सलाह जो आपके लिए उपयोगी है, बाकी को अनदेखा करें, और अपनी प्राथमिकताओं के लिए सबसे अच्छा पैटर्न ढूंढें।
• ईमेल के इर्द-गिर्द अपने माइंडफुलनेस को बढ़ाने के लिए कुछ प्रकार की स्वचालित निगरानी बहुत मददगार हो सकती है। उदाहरण के लिए, मैं सप्ताह में रविवार को साप्ताहिक रिपोर्ट प्राप्त करने के लिए रेस्क्यूटाइम (फ्री संस्करण) का उपयोग करता हूं, जो मैंने पहले सप्ताह में ईमेल पर कितना समय बिताया था। मैं इसे 5 घंटे से कम रखने की कोशिश करता हूं।
• काम के घंटों के दौरान ईमेल के चक्र को तोड़ने के लिए अपना थोड़ा सा प्रयास करें। यदि आप घंटों के बाद ईमेल पर काम करना चाहते हैं तो बस अगले कार्य दिवस तक वास्तव में अपने उत्तर भेजने में देरी करें। बहुत सारे उपकरण हैं जिनका उपयोग आप इसे भी स्वचालित कर सकते हैं।