कार्य समूह में बैठक की समय-सीमा: कार्यस्थल के लिए प्रभाव

क्या आपकी टीम अपनी समय सीमा को पूरा करती है? सफल होने के लिए समूह को एक साथ लाने में क्या मदद करता है?

क्या आप काम या स्कूल में किसी प्रोजेक्ट टीम या समूह का हिस्सा हैं? यदि हां, तो क्या आपके पास अपने समूह के सदस्यों के बीच अलग-अलग पेसिंग स्टाइल हैं, कुछ निशान से कुछ गर्म और प्रारंभिक रूप से, आखिरी मिनट तक इंतजार कर रहे हैं? क्या आपकी टीम के सदस्यों ने काम और समय सीमा की एक सामान्य धारणा साझा की है? क्या आप कभी भी समय के संबंध में परियोजना की प्रगति के बारे में अनुस्मारक देते हैं? एक हालिया अध्ययन में अध्ययन के सभी कारकों का पता चला है कि कार्य समूह ने समय सीमा कैसे पूरी की थी।

समूह में शिथिलता, या समय पर काम पूरा होने के बारे में प्रकाशित बहुत कम शोध है, फिर भी बहुत से लोग समूह में एक ढिलाईदार होने के प्रभाव में रुचि रखते हैं। जोसेत गेवर्स, क्रिस्टेल रूटले और वेन्डेलेन वैन एर्डे (आइंटहोवन यूनिवर्सिटी ऑफ़ टेक्नोलॉजी, नीदरलैंड) द्वारा प्रकाशित हाल के एक अध्ययन में, अस्थायी कार्य सगाई की विभिन्न शैलियों का मुद्दा संबोधित किया गया है। यद्यपि वे विशेष रूप से विलंब से बात नहीं करते हैं, उनके उपायों और डेटा में निश्चित रूप से एक बहुत कुछ पता चलता है कि समूह को क्या होता है जिसमें शामिल व्यक्तियों को अंतिम क्षण में काम करना पसंद करता है।

मोटे तौर पर बोलना, "ढालने वाले" की धारणा को किसी विशेष पेसिंग शैली द्वारा परिभाषित किया गया था उनके अध्ययन में इस्तेमाल किए जाने वाले पांच पेसिंग शैलियों में से, जिसे "मैं समय सीमा से पहले अपेक्षाकृत कम समय में अधिकांश काम करता हूं" निश्चित रूप से विलंब के मुद्दे के बारे में बोलता है बेशक, विलंब की परिभाषा के सभी पहलुओं को यहाँ शामिल नहीं किया गया है। उदाहरण के लिए, बिना अनावश्यक देरी का कोई मतलब नहीं है या जो कि आवश्यक रूप से प्रदर्शन को कमजोर करेगा, हालांकि हम में से अधिकांश इस अंतिम मिनट के प्रयासों को समूह में एक procrastinator के रूप में समय सीमा से पहले चिह्नित कर सकते हैं। यह एक पेसिंग शैली के विपरीत है जिसे "मैं तुरंत शुरुआत करता हूं और समय सीमा से पहले काम पूरा करता हूं।" निश्चित रूप से हम सभी लोग जानते हैं जो इन पेसिंग शैलियों की विशेषता करते हैं और इन चरम सीमाओं के बीच विभिन्न प्रकार के होते हैं। हम रोज़ उनके साथ काम करते हैं, और हममें से कोई भी किसी भी प्रोजेक्ट के लिए इस सातत्य के साथ कहीं भी फिट बैठता है (और हमारी स्थिति इस करियर में बदल सकती है या परियोजना के आधार पर)।

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मुख्य बात यह है कि टीम वर्क में कार्य के अस्थायी पहलुओं के अलग-अलग समझने वाले लोगों को एक साथ लाने का काम शामिल है (उदाहरण के लिए, समय सीमा, कार्य और / या उप-कार्य पूरा होने के समय की बैठक को समझना और कार्य गतिविधियों के उचित समय और पेसिंग) और इससे कार्य पूर्णता में समस्याएं पैदा हो सकती हैं। गेवर और उनके सहयोगियों ने काम के अस्थायी पहलुओं को "साझा अस्थायी संज्ञानात्मकता" के रूप में समझने को कहा, और उनका तर्क है कि इस साझा समझ के दो पूर्ववर्ती तत्व हैं: 1) पेसिंग शैलियों या प्राथमिकताओं की समानता, और 2) का उपयोग अस्थायी अनुस्मारक

पेसिंग शैली
पेसिंग शैली एक समय सीमा के संबंध में कार्य निष्पादन में समय के आवंटन के लिए किसी व्यक्ति की वरीयता का प्रतिनिधित्व करती है । जैसा कि मैंने ऊपर उल्लेख किया है, यह एक प्रारंभिक कार्रवाई पेसिंग शैली ("शुरू में शुरू और इसे किया जाता है") से एक निरंतरता पर विचार किया जा सकता है, जिसे हम procrastinator ("समय सीमा के निकट के दबाव के नीचे काम") के रूप में प्रतिरूप कर सकते हैं। ।

अस्थायी अनुस्मारक
टेम्पोरल अनुस्मारक प्रगति और आसन्न समय सीमा के संबंध में समूह प्रदर्शन की निगरानी के लिए उपयोग की जाने वाली रणनीति है । उदाहरण के लिए, समूह के सदस्यों को समय से संबंधित मुद्दों पर चर्चा की जाती है, समय-सीमा पूरी करने के लिए निर्धारित समय-सीमा के लिए अनुसूचित होने के लिए निर्धारित समय-सीमा का एक-दूसरे को याद दिलाने और समूह के सदस्यों से उप-कार्य पूरा करने के लिए मजबूर होना पड़ता है। अनुसंधान ने दिखाया है कि कार्य समूहों में समय के बारे में बात करना अस्थायी मानदंडों की स्थापना की सुविधा देता है और इस चर्चा कार्य गतिविधि पर ध्यान केंद्रित कर सकती है।

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तब एक साथ लिया, पेसिंग शैली और लौकिक रिमाइंडर्स की समानता से साझा अस्थायी संज्ञानों को बढ़ावा दिया जा सकता है, जिससे समूह के कार्य को सुधारना चाहिए और समूह कार्यों का समय पर पूरा होना चाहिए। यह बिल्कुल ठीक है कि गेवर और उसके सहयोगियों ने अपने अध्ययन में अनुमान लगाया था।

उनके शोध
गेवर और सहकर्मियों ने 38 समूह समूहों का अध्ययन किया, जिसके परिणामस्वरूप 31 समूहों के उपयोग योग्य आंकड़े थे। उन्होंने समूह के सदस्यों के पेसिंग शैलियों, साझा अस्थायी संज्ञानों और अस्थायी अनुस्मारकों के उपयोग के बारे में जानकारी सहित, दो कार्यों के लिए 8 सप्ताह से अधिक मात्रा में डेटा एकत्र किया। मैंने उपरोक्त सातत्य या पेसिंग शैलियों का वर्णन किया है, इसलिए मैं आपको अपने दूसरे उपायों के बारे में एक संक्षिप्त विचार दूंगा।

साझा अस्थायी संज्ञानों के लिए, उन्होंने प्रतिभागियों से कहा कि "मेरे समूह में, हमारे पास बैठक की समयसीमा के बारे में समान राय है" और "मेरे समूह में, हम समय उपलब्ध कराने के लिए सहमत हैं।" इसी प्रकार, अस्थायी अनुस्मारक, उन्होंने प्रतिभागियों से तीन मदों के लिए अपने समझौते को इंगित करने के लिए कहा: 1) मेरे समूह में, हम समय पर सबटास्क को पूरा करने के लिए एक दूसरे से आग्रह कर चुके हैं, 2) मेरे समूह में हमने एक दूसरे को महत्वपूर्ण अस्थायी मील पत्थर याद दिलाया है, और 3) मेरे समूह में, हमने एक-दूसरे को अनुबंधों में रहने के लिए प्रेरित किया है

आखिरकार, बैठक की समय सीमा को एक आइटम के साथ मूल्यांकन किया गया था। प्रतिभागियों ने संकेत दिया कि उन्होंने समूह कार्य को 3-बिंदु पैमाने पर पूरा कर लिया: 1 = बहुत देर हो गई , 2 = सिर्फ समय में , और 3 = पर्याप्त समय में ।

वे क्या मिले
उनकी सबसे दिलचस्प और महत्वपूर्ण खोज यह थी कि समूह के पेसिंग शैली के संबंध में साझा अस्थायी संज्ञानों के प्रभाव को कैसे बदला गया। आप में से जो आंकड़े उन्मुख हैं, उन्हें एक इंटरैक्शन प्रभाव मिला। अपने स्वयं के शब्दों में, यही वह है जो उन्होंने पाया,

"। । । समय सीमा को पूरा करने पर साझा अस्थायी संज्ञानों का प्रभाव वास्तव में मतलब पेसिंग शैली से नियंत्रित होता है । । अस्थायी संज्ञानों को साझा करना एक समय सीमा को पूरा करने के लिए फायदेमंद था जब समूह के सदस्यों ने औसतन, प्रारंभिक कार्रवाई पेसिंग शैली की थी, जबकि समूह के सदस्यों को, औसत रूप से, एक समय सीमा कार्रवाई की पेसिंग शैली की समय सीमा को पूरा करने के लिए हानिकारक था "(पृष्ठ 64, महत्व दिया)।

उन्होंने यह भी पाया कि पहली असाइनमेंट के लिए इस्तेमाल किए जाने वाले लौकिक अनुस्मारक ने दूसरी असाइनमेंट के लिए साझा किए गए अस्थायी संज्ञानों में वृद्धि की।

इसका मतलब क्या है कि हम टीमों में काम करते हैं या टीमों का प्रबंधन करते हैं
उनके मुख्य खोज के साथ कोई बड़ा आश्चर्य नहीं है "हम यह निष्कर्ष निकालते हैं कि कार्य निष्पादन में शुरुआती कार्रवाई के पेसिंग शैली का इस्तेमाल करने वाले व्यक्तियों के समरूप कार्य समूहों में समय सीमा को पूरा करने की संभावना अधिक होती है । । "(पृष्ठ 67)। दूसरे शब्दों में, उन व्यक्तियों की टीम बनाई गई है जो शुरुआती दिनों में कार्य शुरू करने से बेहतर होती है।

हालांकि, वे इस महत्वपूर्ण नोट को जोड़ते हैं, "। । । लंबे समय में सभी समूहों को अस्थायी अनुस्मारक का उपयोग करते समय साझा अस्थायी संज्ञान प्राप्त हो सकते हैं। "(पृष्ठ 67)

इसका मतलब है की:

1. लोगों को समूहों में डालते समय व्यक्तिगत पेसिंग शैलियों पर विचार करना फायदेमंद हो सकता है। यहां तक ​​कि एक सदस्य के पास, जिसकी शुरुआती कार्रवाई की पेसिंग शैली है, सकारात्मक बदलाव कर सकती है।

2. अस्थायी अनुस्मारक के उपयोग से समूह में साझा अस्थायी संज्ञानों को बढ़ावा देने में मदद मिल सकती है ।

3. जब समूह के सदस्यों को अस्थायी अनुस्मारक का अनायास उपयोग करने में असफल होते हैं, तो प्रबंधकों को ये प्रदान करने या अस्थायी प्रक्रिया पर ध्यान केंद्रित करने में हस्तक्षेप करना पड़ सकता है।

अंत में, यह ज़रूरी है कि "सभी समूहों को इस बात से अवगत होना चाहिए कि अनुपयुक्त अस्थायी संज्ञानों [जैसे, समय सीमा क्रियाओं की शैली की शैली] साझा करने से उनकी समय सीमा को पूरा करने की क्षमता में बाधा उत्पन्न हो सकती है" (पृष्ठ 67)।

मेरे समापन विचार । ।
चूंकि यह व्यक्ति के लिए है, "डेडलाइन एक्शन पेसिंग स्टाइल" अन्यथा ढीला करने वाले की जीवन शैली के रूप में जाना जाता है कार्यों के समय पर पूरा होने के लिए हानिकारक है और समूह प्रयासों को कमजोर कर सकता है यह देखते हुए कि गायर्स और उनके सहकर्मियों ने पहले अनुसंधान का हवाला दिया कि सर्वे के प्रबंधकों के 56% ने संकेत दिया था कि समय सीमाएं अक्सर पार हो जाती हैं या मिस की जाती हैं, यह व्यवसाय के लिए एक महंगी और बेकार की लागत है।

क्या विलंब या पेसिंग शैली "आखिरी मिनट में करें" शैली से जुड़ी होती है, जो सभी नाइटर्स और असुविधा की समस्या है? हर्गिज नहीं। यह व्यर्थ समय और प्रयास में हमें अरबों डॉलर का खर्च आता है। लापरवाही ऐसा कुछ है जो पूरी टीम को प्रभावित करती है, और प्रबंधकों को समझने पर अधिक जोर देने की आवश्यकता होती है कि उनके कर्मचारी क्यों ऐसा कर रहे हैं और अनावश्यक और तर्कहीन विलंब से बचने में उन्हें मदद करते हैं।

संदर्भ
गेवर, जेएमपी, रूटले, सीजी, और वैन एर्डे, डब्लू। (2006)। कार्य समूहों में बैठक की तारीखें: एकीकृत और स्पष्ट तंत्र। एप्लाइड साइकोलॉजी: एक इंटरनैशनल रिव्यू, 55, 52-72