ईमेल के माध्यम से अनुरोध करना हमेशा एक स्पर्शपूर्ण प्रस्ताव है। यदि आप जिस व्यक्ति को लिख रहे हैं वह एक अच्छा दोस्त या करीबी परिवार का सदस्य है, तो आपको कठोर और विनम्र के बीच की रेखा के चारों ओर एक विस्तृत तलवार दी जाने की संभावना है। यदि आप कार्यालय के पोट्लक के लिए समय पर ऐसा करने के लिए बेताब हैं तो आप अपने दादी क्रीम कॉफी केक नुस्खा के लिए अपनी दादी की अनैच्छिक रूप से कर्ट अनुरोध कर सकते हैं। हालांकि, संभावना है कि वह आपके संक्षिप्त संदेश से टाईप से भरा न हो और ग्रीटिंग या यहां तक कि आपके हस्ताक्षर की कमी न हो। जब आप एक प्रतिक्रिया प्राप्त करने के लिए जल्दी में हों, तो आप एक सहकर्मी को एक ही ईमेल भेजना चाहिए, हालांकि, संभावना है कि आप एक अच्छी तरह से योग्य दंड को उकसाएंगे।
ईमेल संचार का विज्ञान अपने बचपन में बहुत अधिक है, और यहां तक कि जो भी ज्ञात है, वह तेजी से विकसित हो रहा है। यदि आप अपने वर्ड प्रोसेसिंग प्रोग्राम से जुड़े डेस्कटॉप के बजाए अपने स्मार्टफोन का उपयोग करते हैं तो ईमेल दुर्भाग्यवश वर्तनी जांचकर्ताओं और व्याकरण जांचकर्ताओं के लाभ के बिना भेजे जा सकते हैं। दूसरी तरफ, स्वत: सुधार उस शब्द को बदल सकता है जिसका आप ग्रिबरिश में सबसे अच्छा उपयोग करना चाहते हैं, या इसके विपरीत सबसे खराब। कुख्यात “उत्तर सभी” परिदृश्य भी हैं जो अनपेक्षित प्राप्तकर्ताओं, या आपके ड्राफ्ट में बैठे असंतोष ईमेल पर जाते हैं क्योंकि आप “भेजना” बिल्कुल भी धक्का देना भूल गए हैं।
जैसे-जैसे लोग इस सदैव बदलते परिदृश्य पर नेविगेट करना जारी रखते हैं, वहां ईमेल संचार का विज्ञान है जो विकसित होना शुरू हो रहा है। हाल ही में, स्टेवेंजर विश्वविद्यालय (नॉर्वे) के मिलिका साविच (2018) ने छात्रों द्वारा भेजे गए ईमेल संचार के कॉलेज संकाय की धारणाओं की खोज की। औसत स्नातक के लिए अस्पष्टता और चिंता के साथ, प्रशिक्षक को ईमेल करने की प्रक्रिया का अर्थ हो सकता है कि एक कोर्स पास करने और विफल होने के बीच का अंतर हो सकता है। इस प्रक्रिया के लिए दिशानिर्देश पर्याप्त अस्पष्ट हैं ताकि छात्र केवल सामान्य रूप से आगे बढ़ने के लिए परीक्षण-और-त्रुटि के माध्यम से सीख सकें। इससे भी बदतर, ईमेल के लिए काम करने वाले ईमेल किसी अन्य प्रशिक्षक को भेजे जाने पर बैकफायर कर सकते हैं।
साविच के मुताबिक, असभ्यता वास्तव में एक गतिशील अवधारणा है, खासकर ईमेल पर मानदंडों के विकास की इस दुनिया में। अपवित्रता की सबसे अच्छी परिभाषा, वह रखती है, इसे प्राप्तकर्ता के रूप में क्या अपेक्षा करता है और प्रेषक क्या कहता है के बीच एक मेल नहीं खाता है। आप एक विक्रय प्रतिनिधि से एक ईमेल की उम्मीद नहीं करते हैं जो आपको बताता है कि आपके द्वारा रखे गए आदेश को “अरे वहाँ” के साथ खोलने के लिए स्टोर में पहुंचाया गया है। भले ही बिक्री प्रतिनिधि का संवाद करने का इरादा हो, जो शायद खराब प्रयास हो मित्रता, आप इसे विशेष रूप से उन भूमिकाओं के लिए उपयुक्त नहीं पाते हैं जो आप दोनों पर कब्जा करते हैं।
इसी प्रकार, जब छात्र संकाय को लिखते हैं, तो उम्मीद है कि छात्र संकाय सदस्य से इस तरह से संपर्क करेंगे जो स्थिति में उनके मतभेदों को दर्शाता है। नार्वेजियन शोधकर्ता यह जानने में रुचि रखते थे कि क्या होगा जब एक भाषा में देशी छात्र अपनी दूसरी भाषा में प्रोफेसरों को लिखते हैं, मिश्रण में और जटिलताओं को जोड़ते हैं। साक्षात्कार और प्रारंभिक प्रश्नावली का उपयोग करते हुए, साविच ने विद्यार्थियों, साक्षात्कारों और प्रश्नपत्रों द्वारा लिखे गए वास्तविक ईमेल का उपयोग करके सामग्री का एक सेट विकसित किया, यह निर्धारित करने के लिए कि कौन से छात्र दृष्टिकोण संकाय उत्तरदाताओं के दृष्टिकोण से सर्वोत्तम परिणाम प्राप्त करते हैं।
ये नार्वेजियन अध्ययन में इस्तेमाल किए गए पांच छात्र ईमेल के 3 उदाहरण हैं:
ईमेल 1:
विषय: [पाठ्यक्रम कोड]
नमस्ते।
बहुत समय पहले आपको यह ईमेल करने जा रहा था, लेकिन सभी परीक्षाओं के साथ मुझे ऐसा करने का समय नहीं मिला है। संगीत के साथ पढ़ाने के अभ्यास के दौरान मैंने जो प्रोजेक्ट किया था, उसके लिए यह मेरी पाठ योजना है। क्या आप इसे देखेंगे और मुझे कुछ प्रतिक्रिया देंगे?
[छात्र का नाम]
ईमेल 2:
हाय मिलिका,
क्षमा करें, लेकिन वह व्यक्ति जो कल मेरी शिफ्ट लेना चाहता था अब बीमार है, इसलिए मैं इसे कल नहीं बना सकता। पुनः शेड्यूल करें?
ईमेल 3:
प्रिय मिलिका,
आपकी टिप्पणियों और महान सलाह के लिए धन्यवाद!
मैंने एक बहुत, बहुत मोटा साक्षात्कार गाइड भी लिखा है। किसी भी तरह से यह निश्चित नहीं है; यह सिर्फ कुछ है जो मैं एनएसडी फॉर्म से जुड़ा हूं। यदि आप इसमें एक नज़र डाल सकते हैं तो मैं बहुत सराहना करता हूं।
आपके द्वारा दी जाने वाली सभी महान मदद के लिए बहुत बहुत धन्यवाद!
श्रेष्ठ,
[छात्र का नाम]
आप शायद अनुमान लगा सकते हैं कि इनमें से किस 3 उदाहरणों में सबसे अनुकूल प्रतिक्रिया थी। वास्तव में, ईमेल # 1 को 71% प्रतिभागियों द्वारा अपमानित किया गया था, ईमेल # 2 को 50% तक अपमानित किया गया था, और ईमेल # 3 को 86% तक विनम्र के रूप में रेट किया गया था। उपयुक्तता रेटिंग पैमाने पर परिणामों का एक समान पैटर्न देखा गया था।
ये ईमेल साक्षात्कार के एक सेट के लिए आधार बन गए, जिसमें साविच ने इन भेदभावों के कारण उन कारकों को अलग करने का प्रयास किया। “फ़्रेमिंग चाल” या उद्घाटन अनुक्रम से संबंधित उभरने के लिए एक थीम। इसमें अभिवादन, प्राप्तकर्ता के नाम का उपयोग, और विराम चिह्न (अवधि बनाम अल्पविराम बनाम विस्मयादिबोधक बिंदु) शामिल था। दिलचस्प बात यह है कि ईमेल को बंद करना महत्वपूर्ण नहीं माना गया था, यह बताते हुए कि पारस्परिक संबंधों के अन्य क्षेत्रों में, पहली छापें महत्वपूर्ण हैं। कुछ उत्तरदाताओं ने सोचा कि ईमेल # 3 शायद इसकी अप्रियता में ओवरबोर्ड हो गया है, हालांकि, बहुत अधिक धन्यवाद के साथ।
सामग्री में आगे देखकर, इन ईमेल के अन्य प्रतिक्रियाओं में टिप्पणियां शामिल थीं कि छात्र प्रशिक्षक के समय (ईमेल 1 और 2 में बहुत अधिक नहीं), बहाने का उपयोग (ईमेल 1 और 2 में फिर से स्पष्ट), और अनौपचारिकता का समग्र स्तर (फिर से, समीकरण के गलत पक्ष पर ईमेल 1 और 2 के साथ बाहर आ रहा है)।
साविच के विश्लेषण गुणात्मक भाषाई सिद्धांत की परंपरा से आते हैं, लेकिन वे व्यापक विषयों के संकेतक हैं जो अधिक परिष्कृत जांच की गारंटी दे सकते हैं। आदर्श रूप से, ईमेल ग्रीटिंग, ईमेल की सामग्री, और बंद करने के प्रकार को भ्रमित नहीं करेंगे बल्कि इन्हें अलग-अलग चर के रूप में पेश करेंगे।
हालांकि, इन ईमेल से, यह स्पष्ट है कि जब आप ईमेल अनुरोध कर रहे होते हैं तो फॉर्म उतना ही महत्वपूर्ण होता है, और यह कि आप अपने प्राप्तकर्ता से कुछ भी नहीं लेते हैं। फिर, इन 5 नियमों पर विचार करें:
ईमेल संचार लगभग निश्चित रूप से विकसित होना जारी रहेगा, लेकिन इन 5 दिशानिर्देशों के साथ, आपके इच्छित परिणाम प्रदान करने की संभावना अधिक होगी।
संदर्भ
साविच, एम। (2018)। छात्र ई-मेल अनुरोधों में आईएम / विनम्रता और / उपयुक्तता के व्याख्याता धारणा: एक नार्वेजियन परिप्रेक्ष्य। जर्नल ऑफ़ प्रोगैटिक्स, 12452-72। doi: 10.1016 / j.pragma.2017.12.005
