एक दिन तब तक नहीं जाता जब मैं संगठनों के साथ संचार और रिश्तों को बेहतर बनाने के बारे में काम कर रहा हूं कि ईमेल के बारे में एक शिकायत निरंतर निराशा और उत्पादकता के रुकावट के रूप में सामने आती है।
एक कंपनी ने समस्या के बारे में कुछ करने के लिए एक साहसिक कदम उठाने का निर्णय लिया है। यूरोप की सबसे बड़ी आईटी कंपनी एटोस के सीईओ, थ्री ब्रेटन, 2013 तक एक "शून्य" ईमेल नीति लगाने की योजना बना रही हैं। ब्रेटन का तर्क है कि 200 इलेक्ट्रॉनिक संदेशों में से केवल 10% उनके विश्व भर में 74,000 से अधिक कर्मचारी प्राप्त करते हैं, जो प्रत्येक दिन प्राप्त करते हैं उपयोगी होना। ब्रेटन का कहना है, "ई-मेल अब उचित संचार उपकरण नहीं है।" इसके बजाय, ब्रेटन चाहता है कि एटोस के कर्मचारियों को फेसबुक या ट्विटर जैसी सामाजिक नेटवर्किंग प्लेटफार्मों के समान चैट के प्रकार का इस्तेमाल करना चाहिए। इसी तरह, जर्मनी में वोक्सवैगन कंपनी ने काम के घंटे के बाद कुछ कर्मचारियों को ईमेल भेजने को रोकने का फैसला किया है।
समस्या कितनी गंभीर है ईमेल? अध्ययन जैसे कि थॉमस जैक्सन और उसके सहयोगियों द्वारा, अनुभवजन्य आकलन के सम्मेलन के कागजात में प्रकाशित किया गया, दिखाता है कि किसी व्यक्ति को ध्यान में रखते हुए एक मिनट के लिए हाथ में काम करने पर ध्यान देने की जरूरत है नई ईमेल। यदि औसत व्यक्ति को 100 ईमेल एक दिन मिलते हैं, तो उस दिन 90 मिनट का काम हाथ से काम पर पुनर्खरीद करके व्यर्थ होता है।
ओवरलोड के लेखक जोनाथन स्पाइरा : आपके संगठन के लिए कितना जानकारी खतरनाक है , का दावा है कि सूचना अधिभार अमेरिकी अर्थव्यवस्था को 2010 में लगभग 1 खरब डॉलर का अनुमान लगाता है; कि एक दिन में सिर्फ 100 ईमेल पढ़ना और प्रसंस्करण करना, ज्ञान श्रमिक दिवस के 50% से अधिक पर कब्जा कर सकता है, क्योंकि इसमें 30 सेकंड की रुकावट के बाद मस्तिष्क को ट्रैक पर वापस लाने के लिए 5 मिनट लगते हैं।
निकोलस कारर, द शेल्ज़्स: द इंटरनेट ईसाई डूइंग टू दि ब्रेन्स के लेखक , और न्यूयॉर्क टाइम्स में लिखते हुए यह तर्क देता है कि ई-मेल कुछ तरीके से एक गॉड्ससेंड था, क्योंकि यह हमें टेलीफोन कॉल की महंगी और बढ़ती हुई मात्रा से राहत मिली। हालांकि, उनका तर्क है, ईमेल "व्यक्तिगत संचार से मौद्रिक और सामाजिक दोनों को हटा दिया गया।"
रूटगेर्स यूनिवर्सिटी में सेंटर फॉर मोबाइल कम्युनिकेशन स्टडीज के डायरेक्टर जेम्स काटज द्वारा किए गए अध्ययनों में, इस तथ्य का हवाला दिया गया है कि युवा पीढ़ी ईमेल का उपयोग करने के लिए संचार, सोशल मीडिया प्लेटफॉर्म को पसंद नहीं करती है, और टेक्स्टिंग करती है, क्योंकि संचार तत्काल है और अधिक अनौपचारिक
गेटिंग थिंग्स के एक सलाहकार और लेखक डेविड एलन का मानना है कि ईमेल को प्रभावी ढंग से प्रतिबंधित करने के लिए संभव नहीं है उन्होंने दावा किया कि स्पष्ट संचार पर संगठनों में ई-मेल से जुड़ी समस्याएं फ़ोकस की कमी से अधिक होती हैं।
हार्वर्ड बिजनेस रिव्यू में लिखते हुए, एमी गैलो ने कहा है कि सभी ईमेल पर प्रतिबंध लगाने संभव नहीं हो सकता है, अत्यधिक और अनुत्पादक ईमेल पर नियंत्रण पाने की ओर कदम और ईमेल सब्बिटाइक्स लेना सकारात्मक कदम संगठन हो सकते हैं।
एक बात निश्चित है, ईमेल की मात्रा, और संगठनों में संचार के पसंदीदा रूप के रूप में उन पर निर्भरता अधिक तीव्र और बेकार हो रही है, और जानकारी अधिभार अब संगठनों में नंबर एक समस्या है।